Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

4INSURANCE SGIP SP. Z O.O.

I DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie użyte są następujące pojęcia, należy przez nie rozumieć:

Administrator: 4INSURANCE SGIP sp. z o.o. z/s we Wrocławiu, ul. Świętego Antoniego 9, 50-073 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS,
KRS: 0001109013, NIP: 8971938670, REGON: 528845071.
Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora.
Polityka: niniejsza Polityka Prywatności.
Przetwarzanie danych osobowych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez przesyłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łącznie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem: 4isgip.pl
Użytkownik –każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej lub kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.

II PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000).
Przetwarzanie danych osobowych opiera się na następujących filarach:
a) legalność – Administrator dba o ochronę prywatności i przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem,
b) bezpieczeństwo – Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując na bieżąco działania zmierzające do zachowania stosownego poziomu bezpieczeństwa,
c) prawa jednostki – Administrator umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje,
d) rozliczalność – Administrator dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki tak, aby w każdej chwili móc wykazać ich zgodność z przepisami prawa.
Administrator przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
a) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),
b) rzetelnie i uczciwie (rzetelność),
c) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność),
d) w konkretnych celach, jedynie w zakresie w jakim jest to niezbędne (minimalizacja i adekwatność),
e) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość),
f) nie dłużej niż jest to konieczne (czasowość),
g) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by osoby którym powierzono dane osobowe zobowiązały się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji, zarówno w okresie pracy/współpracy z Administratorem, jak i po jej zakończeniu.
Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane przez osoby upoważnione.
Administrator podejmuje niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają one dane osobowe na zlecenie Administratora.
Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

III. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Z Administratorem można się kontaktować:
a) kierując pismo na adres: Świętego Antoniego 9, 50-073 Wrocław.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: rodo@4isgip.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

IV CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna
1.1. W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.
1.2. W przypadku korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, zaś w przypadku osób, na rzecz których Administrator świadczy usługi, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
1.3. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe relewantne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
Kontakt telefoniczny
2.1. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
2.2. Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na początku rozmowy przekazywana jest informacja w tym zakresie. Rozmowy są rejestrowane w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy pracowników i współpracowników Administratora. Nagrania są dostępne wyłącznie dla pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię Administratora.
2.3. Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:
a) w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii, w przypadku, gdy Administrator udostępnia taką usługę – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do jej świadczenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b) w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących infolinię – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i interesantów.
Rekrutacja
3.1. W ramach procesów rekrutacyjnych, Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, Administrator uzna, że kandydat wyraża zgodę na ich przetwarzanie w celu rekrutacyjnym.
3.2. Dane osobowe kandydatów są przetwarzane:
a) w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy),
b) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO),
c) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
Rejestracja na stronie 4isgip.pl
4.1. Osoby, które dokonują rejestracji w Serwisie, proszone są o podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta. W celu ułatwienia obsługi Użytkownik może podać dodatkowe dane, wyrażając tym samym zgodę na ich przetwarzanie. Takie dane można w każdym czasie usunąć. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
4.2. Dane osobowe są przetwarzane:
a) w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie danych podanych fakultatywnie – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO),
b) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie i sposobu korzystania z konta, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności,
c) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw.
4.3. Jeżeli Użytkownik umieszcza w Serwisie jakiekolwiek dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów obowiązującego prawa i dóbr osobistych tych osób.

Składanie zamówień
5.1. Złożenie zamówienia (zakupu usługi) przez Użytkownika Serwisu wiąże się z przetwarzaniem jego danych osobowych. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu przyjęcia i obsługi zamówienia, a ich niepodanie skutkuje brakiem jego realizacji. Podanie pozostałych danych jest fakultatywne. Złożenie zamówienia przez Użytkownika w powoduje, że dane osobowe Użytkownika, niezbędne do realizacji zamówienia będą udostępnione Administratorowi, w celu wykonania umowy.
5.2. Dane osobowe są przetwarzane:
a) w celu realizacji złożonego zamówienia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
b) w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
c) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie, a także ich preferencji zakupowych w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności,
d) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw.
Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów
6.1. Dane osoby, które zgłoszą się za pośrednictwem dedykowanego w tym celu adresu e-mail, za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub drogą telefoniczną z wnioskiem o udzielenie pomocy w wyborze ubezpieczenia dopasowanego do indywidualnych potrzeb osoby przez Administratora są przetwarzane:
a) w celu wykonania umowy – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
b) w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
c) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu analiz preferencji zakupowych Użytkowników w celu doskonalenia oferowanych usług,
d) w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw.
Zbieranie danych w relacjach biznesowych
7.1. W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
7.2. W związku ze współpracą Administratora z partnerami biznesowymi, m.in. klientami biznesowymi i dostawcami, Administrator przetwarza dane kontaktowe osób wskazanych jako kontakty biznesowe w relacji z Administratorem, np. osób odpowiedzialnych po stronie partnera za wykonywanie umowy z Administratorem. Administartor przetwarza dane kontaktowe takich osób w celu bieżącej komunikacji z partnerami biznesowymi oraz podtrzymania kontaktów z nimi. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na komunikacji z partnerami biznesowymi.
7.3. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

Przetwarzanie danych w systemach informatycznych
Dane osobowe są przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

V. ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, są one ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, konsultingowe, kurierom.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

VI PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
a) współpracę z podmiotami, przetwarzający dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
b) stosowanie standardowych klauzul umownych, wydanych przez Komisję Europejską;
c) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
d) w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

VII. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania i tak:
a) jeśli przetwarzanie dokonywanie jest na podstawie zgody – dane są przetwarzane do czasu jej wycofania,
b) jeśli przetwarzanie dokonywanie jest na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – dane są przetwarzane przez okres umożliwiający jego realizację lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem ich przetwarzania,
c) jeśli podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy – dane będą przetwarzane w okresie obowiązywania umowy,
d) jeśli podstawę przetwarzania stanowi przepis prawa – dane będą przetwarzane przez okres wskazany w przepisie.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

VIII. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych osobowych, osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługuje szereg uprawnień:
a) prawo do uzyskania informacji o tym w jaki sposób i w jakim zakresie Administrator przetwarza jej dane,b) prawo do uzyskania kopii swoich danych osobowych. Administrator może naliczyć opłatę w przypadku drugiej i kolejnej kopii, o czym osoba, która złożyła wniosek zostanie powiadomiona. Wysokość opłaty będzie odpowiadała kosztom jej przygotowania,c) prawo do sprostowania swoich danych (jeśli zostały błędnie zapisane lub jeśli się zmieniły), ich usunięcia (jeśli nie ma podstawy do tego, aby Administrator je przetwarzał) lub ograniczenia przetwarzania (jeśli osoba, której dane dotyczą chce, aby Administrator przetwarzał jej dane tylko w ograniczonym zakresie, do czasu rozpatrzenia sprzeciwu lub wniosku o sprostowanie danych, a także jeśli osoba, której danej są przetwarzane chce, aby dane zostały przechowane w związku z jej roszczeniami),d) prawo żądania przekazania swoich danych, które przekazał Administratorowi , w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego. Otrzymane dane osoba, której dane dotyczą może samodzielnie przekazać wybranemu przez siebie administratorowi. Ponadto, jeśli będzie to technicznie możliwe, przy zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa, dane mogą być przekazane do innego administratora przez obecnego Administratora, po uprzednim wniosku osoby, której dane dotyczą.

e) w przypadku, gdy przetwarzanie danych przez Administratora odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
Osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora ma prawo zgłoszenia do Administratora zastrzeżeń w zakresie ich przetwarzania, jeśli uważa, że Administrator przetwarza jej dane osobowe sposób niezgodny z przepisami prawa, w szczególności w sposób sprzeczny RODO, bądź w sposób naruszający jej prawa.
Niezależnie od powyższego, osobie, której dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do złożenia wniosku do Administratora, zawierającego wskazanie, czego domaga się dana osoba, w szczególności:
a) z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.),
b) jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z określonej usługi, aktywność w określonym serwisie internetowym, otrzymywanie newslettera zawierającego informacje handlowe na określony adres email, itp.),
c) jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele marketingowe, cele analityczne, itp.).
Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
Odpowiedź na zgłoszenia zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.